Minęły już przeszło 2 tygodnie od udostępnienia użytkownikom programu Proste Faktury oraz tydzień programu Sprzedaż i Magazyn zintegrowanych z KSeF. W tym czasie otrzymaliśmy bardzo wiele informacji zwrotnej, która pozwala na wyciągniecie pierwszych wniosków i udzielenia kilku praktycznych wskazówek.
Zachęcamy do zapoznania się z poniższą treścią, gdyż uwzględnia ona praktyczne doświadczenia użytkowników w już realnie i powszechnie działającym KSeF.
Zakres integracji
Obecnie zakres integracji z KSeF jest w obu programach identyczny. Sposób jej udostępnienia jest również bardzo podobny z drobnymi tylko odmiennościami. Obejmuje ona:
- pokrycie funkcjonalnością ok. 80-90% struktury faktury KSeF,
- faktury VAT, VAT MP, marża, korygująca (również korekta marży),
- uwierzytelnianie w KSeF realizowane z użyciem certyfikatów KSeF,
- wysyłanie w/w faktur do KSeF oraz pobieranie UPO,
- możliwość pracy zarówno w środowisku demo jak i produkcyjnym KSeF,
- wystawianie faktur KSeF offline i obsługa kodów QR KSeF na obrazach faktur (PDF, wydruki),
- raport weryfikacyjny z KSeF z listą faktur wysłanych i otrzymanych i możliwością otwierania linków do nich.
Integracja w interfejsie użytkownika
Od początku założeniem było zminimalizowanie zmian w dotychczasowym interfejsie użytkownika i płynne wbudowanie w niego nowych funkcji. Choć okazało się to wyzwaniem dość trudnym i czasochłonnym, w znacznej mierze udało się. Dzięki temu przejście na nowe możliwości fakturowania nie powinno być dla nikogo żadnym poznawczym wstrząsem.
Jak dotąd nie zgłoszono nam poważnych problemów z odnalezieniem potrzebnych funkcjonalności, jednak na pewno pomogą w tym również następujace rozdziały dokumentacji:
- https://www.twinpoints.pl/programs/fv/dokumentacja_ksef_w_programie (Proste Faktury)
- https://www.twinpoints.pl/programs/ds/dokumentacja_ksef_w_programie (Sprzedaż i Magazyn)
Certyfikaty KSeF
Nasze programy wykorzystują certyfikaty KSeF w celu uwierzytelnienia oraz podpisywania faktur offline. Obecnie wydają się one być tym, co sprawia części użytkowników najwięcej problemów.
W zakresie konfiguracji certyfikatów zalecamy systematyczne podejście bez pośpiechu i stresu. Operacja w dużej mierze sprowadza się do pobrania plików ze strony KSeF i wskazania lokalnych ścieżek do nich w ustawieniach programu. Nie są to czynności wykraczające ponad codzienne korzystanie z komputera. Samodzielne zarządzanie certyfikatami daje również pewność kto i w jakim zakresie będzie miał dostęp do konta użytkowika w KSeF.
Zdecydowana większość problemów związanych z certyfikatami wynika z:
- pomylenia certyfikatów ze środowisk demo i produkcyjnego KSeF,
- pomylenia certyfikatów do uwierzytelniania i podpisywania offline,
- prób powiązania certyfikatu z niewłaściwym plikiem klucza,
- zapomnienia lub błędnego wprowadzenia hasła do klucza powiązanego z certyfikatem,
- wprowadzenia błędnych lub niedostępnych ścieżek do plików certyfikatów i kluczy na lokalnym komputerze.
Wg naszych wstępnych obliczeń odpowiada to za ponad 90% błędów podczas tworzenia uwierzytelnień do KSeF i podpisywania faktur offline.
Certyfikaty są ważne 2 lata i tej konfiguracji nie trzeba często ponawiać. Raz wykonana zapewnia maksymalnie sprawne i bezproblemowe działanie komunikacji z KSeF w najbardziej naturalny dla niego sposób.
Na temat pozyskania certyfikatów i powiązania ich z programami dostępne odpowiednie rozdziały dokumentacji:
- https://www.twinpoints.pl/programs/fv/dokumentacja_dostep_do_ksef (Proste Faktury)
- https://www.twinpoints.pl/programs/ds/dokumentacja_dostep_do_ksef (Sprzedaż i Magazyn)
Tokeny KSeF
Nasze programy nie implementują tokenów KSeF. Były one rozwiązaniem tymczasowym i obowiązują tylko do końca 2026 roku. Co więcej, tokeny służyły wyłącznie do uwierzytelniania i nie dają możliwości wystawienia faktury offline.
Wydruki i PDF faktur
Na razie niewiele wskazuje, aby KSeF miał wyeliminować z obrotu tradycyjne wizualizacje faktur. Wpływa jednak na sposób ich użycia oraz treść.
Przede wszystkim wizualizacje zawierają teraz kody QR, czyli de facto linki, które pozwalają na szybkie odnalezienie i pobranie faktury przez nabywcę. Ponadto, obok tradycyjnych wydruków znanych m.in. z programów do fakturowania pojawiły się wizualizacje bezpośrednio z KSeF. Mają one jednak nieco techniczny i surowy charakter i zawierają tylko takie informacje, jakie przekazywane są w strukturze dokumentu XML. Nie pozwalają jednak na formatowanie układu, czcionki, dodania elementów marketingowych (np. logo), tłumaczeń lub czegokolwiek innego nieobjętego strukturą KSeF. Stąd, niektórzy użytkownicy są zaskoczeni, że nie znajdują na tych dokumentach wszystkiego do czego byli przyzwyczajeni, albo że pewne składniki mają inną formę niż się spodziewali.
Dlatego kierując się przystępnością dokumentu dla nabywcy, zapewnieniem właściwej warstwy marketingowej, a także w razie potrzeby ujęcia składników nieobjętych strukturą KSeF, nadal rozsądne jest dostarczenie odbiorcy wytworzonego w programie wydruku lub PDF-a, obecnie z kodem QR.
W razie problemów z dostępem do KSeF (bez względu na przyczynę) sporządzenie w programie faktury offline z 2 kodami QR i dostarczenie jej bardziej tradycyjną drogą kontrahentowi może okazać się jedynym możliwym sposobem wystawienia faktury. Na podstawie danych technicznych dokumentu offline zapisanych w programie należy go później wysłać do KSeF.
Zachowanie danych podczas aktualizacji
Techniczne mechanizmy aktualizacji obu programów pozostały takie same jak dotąd. Prawidłowo przeprowadzona procedura aktualizacji w znakomitej większości przypadków pozwala na automatyczne przeniesienie wszystkich danych i ustawień z dotychczas używanej wersji.
Na wypadek ewentualnych problemów należy sporządzić uprzednią kopię zapasową danych, co jest wskazane również w naszych oficjalnych instrukcjach aktualizacji:
- https://www.twinpoints.pl/programs/fv/aktualizacje#updateguide (Proste Faktury)
- https://www.twinpoints.pl/programs/ds/aktualizacje#updateguide (Sprzedaż i Magazyn)
Pobieranie faktur otrzymanych przez KSeF
Obecnie w Raporcie wysłanych i otrzymanych istnieje możliwość przejrzenia listy otrzymanych faktur i otwarcia linków do nich na stronie internetowej KSeF. Docelowo będzie możliwość wyświetlenia podglądu bezpośrednio w programie i wiele wskazuje, że nastąpi to już w kolejnej większej aktualizacji obu programów.
Aktualne informacje
Prosimy, aby w miarę możliwości śledzić bieżące informacje o zmianach i nowościach na stronach internetowych obu programów. Na etapie powszechnego wdrożenia nowych rozwiązań, w oprogramowaniu i w związku z nim dzieje się naprawdę bardzo dużo. Od dłuższego już czasu przekazujemy więc w formie aktualizowanego komunikatu najnowsze i najistotniejsze w danym momencie informacje.