Proste Faktury JPK - Dokumentacja
Rozdział 3.7.Sprzedaż » PARAGONY FISKALNE
Ten rozdział opisuje sposób tworzenia i drukowania paragonów fiskalnych. Sposób połączenia urządzenia fiskalnego z programem opisany jest w odrębnym rozdziale. Na potrzeby tego rozdziału zakłada się, że urządzenie fiskalne działa i zarówno ono jak i program są poprawnie skonfigurowane do wzajemnej współpracy.
Tworzenie nowego paragonu fiskalnego
Aby utworzyć nowy paragon można wykonać w szczególności jedną z następujących operacji:
- wybrać opcję Nowy paragon w menu Sprzedaż (zrzut nr 1)
- kliknąć odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna głównego (zrzut nr 2)
- kliknąć przycisk Nowy w oknie zawierającym listę zapamiętanych przez program paragonów
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts1.png)
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts2.png)
Możliwe jest również wystawienie paragonu z poziomu formularza faktury lub dokumentu WZ (o czym poniżej) oraz na podstawie produktu zapisanego w słowniku (wybierając odpowiednią opcję na liście produktów zapamiętanych w bazie danych).
Paragon fiskalny w programie
Należy pamiętać, że paragon jest w programie bardzo specyficznym rodzajem dokumentu. Dokument ten bowiem, jak również wszystkie funkcje i okna służące do jego tworzenia i edycji, stanowią tylko i wyłącznie interfejs do obsługi urządzenia fiskalnego (drukarki lub kasy) podłączonego do komputera. Wystawienie paragonu fiskalnego następuje dopiero z chwilą wydrukowania go przez urządzenie! Co więcej, program co do zasady nie odczytuje pamięci urządzenia fiskalnego oraz posiada szereg funkcji pozwalających wpływać na treść informacji o paragonach przechowywanych w jego bazie danych. Stąd, nie należy nigdy i pod żadnym pozorem zakładać, że dane paragonów przechowywane w bazie danych programu stanowią wierne odzwierciedlenie pamięci urządzenia fiskalnego!
Jedną z najbardziej specyficznych cech paragonu jest to, że normalnie edytowalne cechy dokumentu w postaci jego numeru kolejnego oraz daty wystawienia pobierane są z urządzenia fiskalnego dopiero po wydrukowaniu paragonu. Widać to po specyficznym układzie formularza paragonu, którego dolna część zbliżona jest do faktur i rachunków, natomiast górna to głównie informacje tylko do odczytu na temat aktualnego statusu dokumentu (zrzut nr 3). Co więcej, numer paragonu jest porządkową liczbą całkowitą, a nie ciągiem tekstowym jak w przypadku innych dokumentów, zaś dacie wystawienia wydrukowanego paragonu towarzyszy również czas wyrażony w godzinach i minutach.
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts3.png)
Z paragonem fiskalnym wiążą się też w programie rygory w zasadzie niespotykane w przypadku innych dokumentów. W szczególności, do paragonu można dodawać wyłącznie produkty zapisane w słowniku produktów i wyraźnie oznaczone w nim jako „fiskalne” z podaniem dodatkowo nazwy produktu stosowanej wyłącznie na paragonach (zrzut nr 4). Nazwa ta powinna mieć długość ograniczoną do możliwości urządzenia i stosowanego w nim papieru. Podczas edycji paragonu nie można edytować już tej nazwy, ani też stawki podatku, która również musi zostać ustawiona wcześniej w słowniku. Generalnie, opisywane ograniczenia wiążą się z faktem, że urządzenie fiskalne zapamiętuje sprzedane produkty wraz ze stawkami podatku, a ewentualne przepełnienie pamięci sprzedanych produktów lub wystąpienie tzw. schodka podatkowego mogłoby mieć dla użytkownika kłopotliwe następstwa. Należy też wziąć pod uwagę, że katalog możliwych stawek podatku ograniczony jest do zaprogramowanych w urządzeniu fiskalnym, co zarówno program jak i samo urządzenie sprawdzają w przypadku żądania wydruku paragonu. W związku z opisanymi ograniczeniami w przypadku paragonu nie działa funkcja automatycznego zapisywania do słownika produktów z wystawionych dokumentów.
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts4.png)
Należy wziąć również pod uwagę następujące kwestie:
- jeśli w formularzu paragonu ustawiono rabaty, do urządzenia fiskalnego wysyłane są ceny i wartości już po zastosowaniu upustu, nie jest natomiast włączane ich obliczanie przez urządzenie fiskalne nawet jeśli obsługuje ono taką opcję;
- technicznie rzecz biorąc paragon fiskalny jest dokumentem „brutto” i w tym sensie wartości obliczane są tak samo jak dla „faktury brutto”;
- widoczne w edytorze paragonu kolumny Symbol oraz Jednostka miary mają jedynie poglądowe znaczenie i nie są wysyłane do urządzenia fiskalnego; mogą być jednak potrzebne jeśli na podstawie paragonu aktualizowane są stany magazynu lub jest wystawiana faktura;
- sposoby płatności możliwe do wyboru w formularzu paragonu są zależne od sposobów obsługiwanych przez urządzenie fiskalne i ich katalog różni się od katalogu sposobów płatności znanych z faktur i rachunków.
Paragon fiskalny z NIP-em nabywcy
Jeżeli podłączone do komputera urządzenie fiskalne na to pozwala, istnieje możliwość wydrukowania paragonu z NIP-em nabywcy. Z punktu widzenia interfejsu użytkownika programu należy w tym celu skorzystać z odpowiednich pól w oknie tworzenia paragonu (zrzut nr 5). Domyślnie opcja NIP nabywcy jest jednak zawsze odznaczona. Dzieje się tak również w przypadku tworzenia paragonu fiskalnego na podstawie faktury lub WZ, pomimo że wówczas NIP nabywcy, o ile był określony w fakturze lub WZ źródłowej, jest kopiowany do paragonu.
Niezależnie od sposobu utworzenia paragonu, NIP nabywcy zostanie wysłany do urządzenia fiskalnego jeśli spełnione będą 2 łącznie warunki: zaznaczona opcja NIP nabywcy oraz zostanie on faktycznie wpisany do pola obok. Należy przy tym podkreślić, że program w żaden sposób nie weryfikuje poprawności wpisanego NIP-u. Nie należy także w żadnym wypadku z góry zakładać, iż takiej weryfikacji dokona samo urządzenie, gdyż prawdopodobnie również tego nie zrobi.
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts5.png)
Wystawianie faktury VAT, kasowej lub proforma na podstawie paragonu
Aby wystawić w sposób zautomatyzowany fakturę na podstawie istniejącego już paragonu, należy wykonać jedną z następujących czynności:
- kliknąć przycisk Fakturuj w formularzu paragonu (zrzut nr 6)
- wybrać opcję Wystaw fakturę na liście wystawionych paragonów (zrzut nr 7)
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts6.png)
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts7.png)
Warunkiem powodzenia tej operacji jest wcześniejsze wydrukowanie paragonu. Jeśli jest on spełniony, wyświetli się formularz nowej faktury. Co do zasady należy wówczas w odpowiedni sposób uzupełnić informację o nabywcy. Paragon może bowiem zawierać co najwyżej NIP nabywcy i to tylko w określonych sytuacjach. Co prawda w przypadku zaznacznia opcji NIP nabywcy i wprowadzenia jego wartości w paragonie informacja ta zostanie skopiowana do faktury, jednak pozostałe informacje należy uzupełnić lub, w uzasadnionych prawem i okolicznościami przypadkach, oznaczyć fakturę jako uproszczoną. Program sam ustawi natomiast taką fakturę jako „fakturę brutto”, przeniesie wszystkie produkty i ustawienia rabatów, a także spróbuje w miarę możliwości skonwertować metodę płatności. Na podstawie jednego paragonu można wystawić jedną fakturę i blokuje to również opcję odwrotną. Jeśli jednak faktura zostanie później usunięta, opcje te zostaną ponownie odblokowane.
Wystawianie paragonu na podstawie faktury VAT, kasowej lub proforma
Aby wystawić w sposób zautomatyzowany paragon na podstawie faktury należy wybrać odpowiednią opcję w formularzu faktury (zrzut nr 8).
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts8.png)
Faktura taka zostanie najpierw sprawdzona pod względem formalnej poprawności. Warunkiem powodzenia operacji jest również to, że walutą faktury muszą być złote, a wszystkie wybrane produkty muszą być oznaczone w słowniku jako „fiskalne”. Produkty „fiskalne” oznaczone są w formularzu faktury literą „F”.
Program dokona przeniesienia danych i ustawień z faktury do paragonu analogicznie to tego jak ma to miejsce w przypadku procesu odwrotnego. Skopiowany zostanie również NIP nabywcy (o ile był określony w fakturze źródłowej), jednak opcja NIP nabywcy będzie zawsze odznaczona. Możliwe jest również wystawienie paragonu do „faktury netto” lub faktury typu mieszanego, jednak program uprzedzi, że wartości faktury i paragonu mogą się wówczas nieco różnić.
Paragon wystawiony w ten sposób musi zostać od razu wydrukowany. Na podstawie jednej faktury można wystawić jeden paragon i blokuje to również opcję odwrotną. Jeśli jednak paragon zostanie później usunięty, opcje te zostaną ponownie odblokowane.
Paragony fiskalne a magazyn towarów
Z poziomu paragonu można zarządzać magazynem niemal dokładnie tak samo jak z poziomu faktury, to znaczy:
- zatwierdzić wydanie towarów bez wystawiania dokumentu WZ wybierając odpowiednią opcję w formularzu paragonu (zrzut nr 9),
- wystawić dokument WZ (który ewentualnie pozwoli zatwierdzić wydanie później) wybierając odpowiednią opcję albo w formularzu paragonu, albo na liście wystawionych paragonów (zrzut nr 10).
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts9.png)
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts10.png)
Analogicznie do faktur możliwe jest również wystawienie paragonu z poziomu formularza WZ (zrzut nr 11).
![](/programs/fv/documentation/fiscalreceipts11.png)
Należy natomiast zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku jeśli do jednej transakcji wystawiono zarówno paragon jak i fakturę, wówczas istnieje teoretyczna możliwość dwukrotnego zatwierdzenia wydania tych samych towarów – raz poprzez fakturę, a drugi raz poprzez paragon. Program próbuje zapobiegać takiej sytuacji w następujące sposoby:
- jeśli z paragonem skojarzona jest faktura, niezależnie od tego jak to skojarzenie powstało, wówczas opcje magazynowe paragonu zostają zablokowane i są dostępne tylko z poziomu faktury,
- jeśli wystawiany jest paragon na podstawie faktury lub faktura na podstawie paragonu, a poprzez dokument źródłowy dokonano już wcześniej aktualizacji stanów magazynowych lub wystawiono WZ, informacja taka przekazywana jest do nowo utworzonego dokumentu; dzięki temu nawet jeśli skojarzenie faktury z paragonem ustanie na skutek usunięcia jednego z nich z bazy danych, nie zginie informacja o dokonanym niegdyś zatwierdzeniu zmiany stanów magazynowych.
Nie mniej jednak wymienione mechanizmy zapobiegawcze nie obejmują wszystkich możliwych przypadków „podwójnego wydania”, w związku z czym użytkownicy, u których występują transakcje obejmujące równoległe wystawienie faktury i paragonu oraz aktualizację stanów magazynowych, powinni zachować szczególną ostrożność.