DuoKomp Księga Podatkowa 2024 JPK 10.1 - Dokumentacja
Rozdział 7.4.Administracja » OBSŁUGA JEDNEJ LUB WIELU FIRM
Standardowym i domyślnym sposobem pracy programu jest obsługa jednej firmy za pomocą jednej jego kopii. W ustawieniach programu możliwe jest więc zapamiętanie takich informacji jak jej nazwa i adres, możliwe jest też wprowadzenie jednego i tylko jednego klucza aktywacyjnego, który zawiera zakodowany NIP firmy.
W typowej sytuacji takie rozwiązanie jest w zupełności wystarczające. Program przechowuje więc tylko jedną kopię bazy danych i ustawień oraz tylko jeden klucz aktywacyjny. Są one otwierane i wczytywane w chwili jego uruchomienia. Zdarza się jednak, że za pomocą jednej kopii programu użytkownik chciałby obsługiwać dwie lub więcej firm - każda z nich posiada własną nazwę, NIP (VAT ID), dostęp do usługi Kopia zapasowa on-line, szereg innych spersonalizowanych ustawień, a także, co bardzo istotne, odrębne bazy danych. Przy założeniu, że jedna kopia programu może obsługiwać tylko jedną firmę, obsługa kilku różnych wymagałaby instalacji kliku odrębnych kopii programu. Takie rozwiązanie jest możliwe i będzie działało, jednak program udostępnia bardziej zaawansowaną alternatywę. Pojedyncza kopia programu może bowiem pracować w jedym z dwóch trybów:
- tryb obsługi jednej firmy (domyślny),
- tryb obsługi wielu firm.
Jeśli nie ma potrzeby zastosowania drugiego z trybów, użytkownik nie musi (a w pewnym sensie nawet nie powinien) uświadamiać sobie tego podziału. Nie należy bowiem co do zasady włączać trybu obsługi wielu firm, jeżeli obsługuje się w rzeczywistości tylko jedną. Nawet wziąwszy od uwagę, że takie rozwiązanie zadziała. Należy również pamiętać o dwóch ważnych rzeczach:
- Tryb obsługi wielu firm jest określonym rozwiązaniem w zakresie składowania danych i ustawień, jednak nie zmienia zasad licencjonowania programu - dla każdej obsługiwanej firmy należy nabyć odrębny klucz aktywacyjny.
- Tryb obsługi wielu firm nie może być co do zasady stosowany jeśli program jest uruchamiany z pendrive'a, ze względu na używaną w tym trybie lokalizację magazynu danych. Jest to bliżej wyjaśnione w dalszej części tego rozdziału.
Jedna lub wiele firm z punktu widzenia użytkownika
Zmiany trybu pracy programu, a także wyboru i edycji firm w trybie obsługi wielu z nich można dokonać wybierając odpowiednią opcję w menu Narzędzia okna głównego programu (zrzut nr 1).
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_01.png)
Jeśli aktualnym trybem pracy programu jest tryb obsługi jednej firmy, jedyną akcją jaką można wykonać jest przełączenie się na tryb wielu firm (zrzut nr 2).
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_02.png)
Przełączenia na tryb wielu firm można dokonać na 3 sposoby (zrzut nr 3):
- tworząc nową firmę i importując do niej dane i ustawienia z trybu obsługi jednej firmy,
- tworząc nową firmę z pustą bazą danych i domyślnymi ustawieniami,
- dokonując prostego przełączenia bez tworzenia nowej firmy i importowania do niej czegokolwiek.
Ostatnia z wymienionych możliwości dostępna jest pod warunkiem, że w magazynie wielu firm znajdują się już dane choćby jednej z nich. Istotne jest bowiem to, że w trybie obsługi wielu firm ich lista musi zawierać choć jedną pozycję. Jeśli w chwili uruchomienia program stwierdzi, że wprawdzie w ustawieniach zapisana jest praca w trybie wielu firm, ale brak jest poprawnych danych w magazynie, przełączy się na tryb jednej firmy.
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_03.png)
Jeżeli program pracuje w trybie wielu firm, okno pojawiające się po kliknięciu menu Narzędzia|Firmy umożliwia załadowanie danych i ustawień wybranej z nich, a także dodanie nowej oraz usunięcie i zmianę parametrów istniejącej (zrzut nr 4). Jeśli program w chwili uruchomienia stwierdzi, że użytkownik wybrał pracę w trybie wielu firm, wówczas automatycznie wczyta dane i ustawienia ostatnio aktywnej. W trybie wielu firm użytkownik informowany jest na 2 sposoby o tym, która jest aktywna: okno główne programu zawiera w pasku tytułu wprowadzony przez użytkownika opis firmy, zaś w pasku stanu w dolnej części okna widoczny jest zakodowany w kluczu aktywacyjnym NIP (VAT ID) firmy.
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_04.png)
Okno służące do zarządzania trybem wielu firm udostępnia funkcję tworzenia nowej firmy, która może działać na 3 różne sposoby (zrzut nr 5):
- utworzenie firmy z pustą bazą danych i domyślnymi ustawieniami, co jest najbardziej typowym rozwiązaniem;
- zaimportowanie danych z trybu obsługi jednej firmy, co będzie miało zastosowanie jeśli nie wykonano tej operacji już na etapie przełączania się na tryb wielu firm;
- zaimportowanie danych z dowolnie wybranego folderu na dysku, co może mieć zastosowanie jeśli do tej pory wiele firm obsługiwano przy pomocy oddzielnych kopii programu; należy wówczas dokonać kolejno zaimportowania danych wskazując katalogi, w których zainstalowane są poszczególne kopie programu.
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_05.png)
W razie potrzeby możliwe jest ponowne przełączenie programu w tryb jednej firmy (zrzut nr 6), co można zrobić na 2 sposoby:
- importując do trybu jednej firmy dane i ustawienia wybranej z listy wielu firm,
- dokonując prostego przełączenia bez importowania czegokolwiek.
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_06.png)
Jedna lub wiele firm z punktu widzenia programu
Dane i ustawienia programu przechowywane są w następujących plikach:
- kp.dat (dane),
- kp.ini (ustawienia),
- user.key (klucz aktywacyjny).
W trybie obsługi jednej firmy pliki te przechowywane są po prostu w katalogu programu. Jest to kluczowe dla jego mobilności rozumianej jako możliwość zainstalowania na pendrivie - bez względu na to, na jakim komputerze nie uruchomi się programu z pendriva, dane i ustawienia będą zawsze dostępne.
W trybie obsługi wielu firm pliki te trafiają do katalogu Dane aplikacji (ProgramData) wspólnego dla wszystkich użytkowników systemu Windows i przez ten system zarządzanego. Rzeczywista ścieżka do tego katalogu może różnić się w zależności od wersji Windows, ale jego niezmienną cechą jest dostępność dla każdego użytkownika zalogowanego do systemu. Ściślej ujmując, w katalogu Dane aplikacji tworzony jest podkatalog DuoKomp Księga Podatkowa, a w nim z kolei dalsze oddzielne podkatalogi dla każdej firmy w trybie obsługi wielu. Każdy taki podkatalog zawiera zestaw wyżej wymienionych plików, dalszy podkatalog Autobackup przechowujący automatycznie tworzone kopie zapasowe danych, a także dodatkowy plik o nazwie info, który zawiera dodatkowe informacje potrzebne podsystemowi zarządzania składowaniem danych (zrzut nr 7). Z tego jednak względu tryb obsługi wielu firm nie nadaje się do zastosowania jeśli program uruchamiany jest z pendriva, gdyż dane i ustawienia znajdują się poza przenośnym napędem.
Jeśli ewentualnemu przełączaniu pomiędzy trybami lub tworzeniu nowych firm w trybie obsługi wielu towarzyszy przenoszenie danych i ustawień z miejsce na miejsce i z trybu do trybu, dokonuje się to poprzez kopiowanie wymienionych plików.
![](/programs/kp/documentation/multicompanies_07.png)