DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja
Rozdział 3.3.3.Stanowiska robocze » Krajowy System e-Faktur (KSeF) » OPERACJE KSEF NA FAKTURACH
Status faktury w programie
Faktura objęta integracją z KSeF może mieć z punktu widzenia programu jeden z następujących ogólnych statusów:
- brak (nie wykonywano żadnej operacji z KSeF)
- offline (wystawiono fakturę offline, ale jeszcze jej nie wysłano do KSeF)
- wysłano offline (wysłano fakturę wystawioną wcześniej jako offline, ale jej dalszy status nie jest jeszcze znany)
- wysłano online (wysłano fakturę w trybie online, ale jej dalszy status nie jest jeszcze znany)
- zaakceptowany (KSeF przetworzył wysłaną fakturę i zaakceptował ją)
- odrzucony (KSeF przetworzył wysłaną fakturę, ale ją odrzucił)
Wysyłanie faktury do KSeF
Do KSeF można wysłać objętą integracją fakturę, na której albo nie wykonano jeszcze żadnej operacji KSeF, albo posiada status offline lub odrzucony.
Dwa pierwsze przypadki są najbardziej typowe i naturalne, natomiast ostatni może wskazywać na ponowną wysyłkę faktury, w przypadku której wystąpiły błędy. Jeśli taką odrzuconą fakturą była faktura wystawiona początkowo jako offline, należy jednak rozważyć wystawienie korekty technicznej (patrz niżej).
Jeżeli podczas wysyłania faktury nie wystąpią błędy, program otrzyma informację od KSeF, że dokument przyjęto do dalszego przetwarzania. W programe oznacza to status “wysłano online” lub “wysłano offline”, ale nie kończy to całego procesu.
W kolejnym kroku należy pobrać status faktury w KSeF, który może ją zaakceptować lub odrzucić. Jeśli przetwarzanie odbywa się sprawnie, status powinien być dostępny w ciągu kilku sekund. Dlatego po wysłaniu faktury program wyświetla użytkownikowi zapytanie czy pobrać status. Czas reakcji użytkownika to właśnie tych kilka sekund. Jeżeli jednak przy próbie pobrania statusu KSeF zwróci informację, że nie jest on dostępny, można zapytanie powtarzać do skutku. Jeśli pomimo prób skutku to nie przyniesie, status można pobrać również w późniejszym czasie (patrz niżej).
Faktura zaakceptowana w KSeF otrzymuje numer KSeF oraz możliwe staje się wygenerowanie linku oraz kodu QR do niej. Link i kod można znaleźć w oknie Status w KSeF oraz na wydruku / PDF faktury, o czym niżej.
W przypadku pomyślnego pobrania statusu bezpośrednio po wysłaniu faktury i pod warunkiem, że tym statusem jest akceptacja dokumentu przez KseF, program zaproponuje też niezwłoczne pobranie UPO. Jeśli użytkownik odmówi lub podczas tej operacji wystąpi błąd, można wykonać ją również później (patrz niżej).
Tworzenie faktury KSeF offline
W sytuacjach przewidzianych prawem, zwłaszcza gdy użytkownik nie może połączyć się z KSeF z powodu braku dostępu do internetu lub awarii samego KSeF, istnieje możliwość wystawienia faktury offline. W tym celu niezbędny jest certyfikat offline (odrębny od certyfikatu uwierzytelniającego) oraz hasło do powiązanego z nim klucza prywatnego.
Z chwilą wystawienia faktury offline dostępne stają się dwa linki i kody QR przeznaczone do przekazania kontrahentowi:
- link / kod nr 1 zawierający m.in. numer faktury, datę jej wystawienia oraz NIP wystawcy – pozwoli on w przyszłości otworzyć fakturę w KSeF, gdy zostanie do niego wysłana i przezeń zaakceptowana
- link / kod nr 2 zawierający zaszyfrowaną informację o certyfikacie offline wystawcy; jego otwarcie pozwoli na wyświetlenie na stronie internetowej KSeF informacji, że dany wystawca i jego certyfikat istnieją
Kody QR oraz linki można znaleźć w oknie Status w KSeF oraz na wyduku PDF / faktury, o czym niżej.
Po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej wysłanie faktury do KSeF online i z uwzględnieniem wymogów przewidzianych prawem należy tę operację przeprowadzić.
Korekta techniczna faktury offline
Może się potencjalnie zdarzyć że faktura sporządzona jako offline i wysłana potem do KSeF online zostanie przezeń odrzucona z powodu mających formalny charakter błędów składni. Po ustaleniu przyczyny problemu należy ją wysłać po raz kolejny po ponownym wygenerowaniu struktury. Nowa struktura nie będzie jednak zgodna z tą, informacja o której znajdowała się wcześniej w linku (kodzie QR) nr 1. Dlatego link ten nie pozwoli odbiorcy na zweryfikowanie i pobranie faktury.
Rozwiązaniem tej sytuacji jest korekta techniczna. W ramach tej operacji program obok nowej struktury przesyła również odpowiednią informację o strukturze pierwotnej. Jeśli tym razem faktura zostanie zaakceptowania, KSeF będzie w stanie powiązać ją również z jej pierwotną postacią i wcześniejszy link nr 1 będzie działał prawidłowo.
Korekta techniczna nie dotyczy poprawek merytorycznych, jak np. kwoty lub dane podmiotów. Jeśli zachodzi potrzeba takich poprawek, należy wystawić odrębną fakturę korygującą.
Status faktury w KSeF
Możliwe jest wyświetlenie szczegółowej informacji o wszystkich istotnych parametrach dokumentu i jego wysyłki w KSeF, w tym parametrów nadawanych przez sam KSeF. Służy do tego okno wyświetlane po kliknięciu opcji Status w KSeF w menu KSeF faktury (zrzut nr 3). Warto zauważyć, że jest to również miejsce, w którym można skopiować linki do faktury oraz podejrzeć, skopiować oraz zapisać kody QR. Te ostatnie znajdują się domyślnie także na wydruku / PDF faktury, o czym niżej.
UPO
Pobranie UPO jest technicznie odrębną operacją dokonywaną na fakturze, która została zaakceptowana w KSeF i posiada już numer KSeF. Jak opisano wyżej, program proponuje jej przeprowadzenie bezpośrednio po wysłaniu i zaakceptowaniu faktury. Nie mniej jednak operację tę można wykonać, a w wyjątkowych przypadkach powtórzyć, również później. Pobrane UPO program przechowuje razem z danymi właściwej faktury.
Wszystkie szczegóły UPO dla danej faktury można zobaczyć w oknie wyświetlanym po kliknięciu opcji UPO w menu KSeF faktury (zrzut nr 4). Dostępne są tam również opcje jego zapisu na dysk w oryginalnej postaci (XML) oraz wydrukowania go lub zapisania do PDF w formie raportowej.
Podgląd struktury KSeF i dokumentu XML
Menu KSeF faktury zawiera dwie opcje podglądu treści struktury KSeF. Nie są to same w sobie żadne rzeczywiste operacje na KSeF, jednak są z tego punktu widzenia bardzo istotne. W razie potrzeby pokazują bowiem użytkownikowi jaka struktura zostanie lub już została przekazana do KSeF.
Podgląd struktury pokazuje w postaci rozwijalnego widoku drzewa aktualną, tj. wytworzoną na podstawie danych aktualnie wprowadzonych w formularzu edycji faktury, formę jaką przyjmuje struktura KSeF, wartości pól danych oraz pewną ilość krótkich komentarzy odnośnie ich znaczenia. Należy pamiętać, że jeśli fakturę wysłano już do KSeF lub przynajmniej wystawiono offline, dane widoczne w tym podglądzie mogą odbiegać od tych, które były wysłane do KSeF lub utrwalone w fakturze offline.
Dokument XML pokazuje w postaci podglądu XML fakturę w dokładnie identycznej formie w jakiej zostanie lub już została wysłana do KSeF. Jeśli bowiem fakturę już wysłano lub przynajmniej wystawiono jako offline, ten rodzaj podglądu pokazuje dokument utrwalony na potrzeby tej operacji nawet jeśli później wprowadzono zmiany w formularzu edycji faktury. W tym miejscu możliwe jest również zapisanie dokumentu do pliku.
Informacja KSeF na obrazie (wydruku / PDF) faktury
Jeżeli mają zastosowanie, na obrazie faktury przetwarzanej w kontekście KSeF zostaną umieszczone następujące informacje:
- kod QR na fakturze wysłanej i zaakceptowanej w KSeF online, która otrzymała numer KSeF, opisany tym numerem
- kody QR nr 1 i QR nr 2 w trybie offline, opisane jako odpowiednio “OFFLINE” oraz “CERTYFIKAT”
- numer KSeF faktury korygowanej (tylko korekty)
Kody QR są umieszczane na fakturze domyślnie zawsze, choć można to dla danego dokumentu wyłączyć poprzez odznaczenie odpowiedniej opcji w oknie Status w KSeF. Nie jest to jednak zalecane, gdyż kody QR zawierają zakodowane linki weryfikacyjne istotne dla odbiorcy faktury oraz dla ogólnej pewności i przejrzystości obrotu fakturowego.