DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja
Rozdział 3.2.9.2.Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Kontrahenci i produkty » SŁOWNIK PRODUKTÓW
Przeznaczenie i zakres danych
Dane gromadzone w słowniku produktów wykorzystywane są przy tworzeniu następujących rodzajów obiektów i dokumentów:
- zamówienia,
- faktury i rachunki, w tym zestawienia sprzedaży bezfakturowej,
- paragony fiskalne,
- dostawy,
- dokumenty magazynowe,
- inwentaryzacje.
Podstawowy zakres atrybutów produktu w słowniku obejmuje:
- nazwę ogólną,
- symbol statystyczny,
- domyślną stawkę VAT,
- domyślne ceny sprzedaży netto i brutto,
- domyślny rabat,
- kod EAN,
- kod producenta,
- dowolne uwagi użytkownika,
- aktywność (patrz niżej).
Rozszerzony zestaw atrybutów obejmuje również:
- fiskalność wraz z nazwą fiskalną,
- dowiązanie do magazynu towarów,
- przypisanie domyślnych dostawców.
Na fakturach i rachunkach oraz w zamówieniach mogą zasadniczo widnieć wszystkie produkty. Jednak do dostaw, inwentaryzacji i dokumentów magazynowych można dodawać w zasadzie tylko produkty (towary) magazynowe, a do paragonów fiskalnych - tylko produkty oznaczone jako fiskalne.
Interfejs użytkownika
Aby ułatwić rozróżnianie pomiędzy poszczególnymi kategoriami produktów interfejs użytkownikowa zawiera następujące dodatkowe rozwiązania:
- podział okna słownika na karty Wszystkie, Z magazynu oraz Spoza magazynu,
- kolumna Fiskalny wizualizująca to ustawienie.
Podczas wystawiania dokumentów słownik produktów dostępny jest za pomocą przycisku umieszczonego w sąsiedztwie listy produktów i nazwanego, zależnie od okoliczności, Słownik lub Magazyn. W przypadku wstawiania produktów do paragonu fiskalnego widoczne są jedynie produkty fiskalne, zaś do dokumentu magazynowego, dostawy lub inwentaryzacji - tylko produkty magazynowe. W przypadku faktur i rachunków oraz zamówień dostępna jest zwykle cała lista produktów. Niezależnie od powyższych ograniczeń, w większości wypadków status produktu - fiskalny lub magazynowy - jest widoczny na liście produktów w dokumencie jako symbole literowe - odpowiednio - F oraz M.
Okno słownika produktów wyświetlane w kontekście dokumentu, do którego produkt jest wstawiany, wygląda nieco inaczej niż okno wywoływane z poziomu menu głównego programu. Zakres jego funkcji jest bowiem dostosowany do tego specyficznego kontekstu. Przykładowo, nie ma opcji usuwania lub edytowania istniejących produktów (choć jest pomocniczo opcja dodania nowego). Okno to posiada również specyficzny filtr nazwy produktu kombinowanej z kodem EAN, który działa w ten sposób, że wpisanie w nim tekstu powoduje natychmiastowe odfiltrowanie listy do pozycji zawierających odpowiedni fragment tekstu w nazwie lub kodzie EAN produktu.
Transfer danych ze słownika do dokumentów
Wstawienie produktu do dokumentu skutkuje co do zasady przepisaniem jego atrybutów ze słownika. Taka jest zresztą rola słownika, jednak są od tego wyjątki wynikające z ustawień lub specyfiki dokumentu. Np.
- domyślna stawka VAT nie ma znaczenia, jeśli zamówienie lub fakturę ustawiono jako wewnątrzwspólnotową, eksportową, z odwrotnym obciążeniem czy też transakcja jest zwolniona z podatku,
- domyślny rabat nie ma znaczenia jeśli dla zamówienia lub dokumentu ustawiono jedną ogólną stawkę rabatu lub jest nią rabat dla kontrahenta.
Istnieją też sytuacje odwrotne. Zwykle dane produktu wprowadzonego do dokumentu ze słownika można edytować w obrębie tego dokumentu, jednak zdarza się, że atrybuty produktu pochodzącego ze słownika nie mogą być zmienione w dokumencie, np.
- w paragonach fiskalnych nie można zmieniać nazwy fiskalnej, jednostki miary oraz stawki VAT,
- w dokumentach magazynowych nie można zmieniać jednostki miary.
Produkty aktywne i nieaktywne
Często zdarza się sytuacja, w której określony produkt jest wprowadzony do słownika, a nawet również do magazynu, ale po pewnym czasie znika z oferty i nie jest już więcej sprzedawany. Powstaje wówczas kwestia zachowania aktualności słownika, gdyż np. cały czas pojawia się on na opisanych wyżej listach wyszukiwania podczas tworzenia obiektów i dokumentów. Taka sytuacja może być wysoce nieporządana, gdyż może sprawiać u sprzedawców wrażenie, że dany produkt nadal znajduje się w ofercie. Najprostszym rozwiązaniem problemu jest usunięcie takiego produktu ze słownika. Powoduje to jednak usunięcie pewnej informacji historycznej, co może być nieakceptowalne zwłaszcza w przypadku dokumentów magazynowych. Technicznie rzecz biorąc program nie pozwoli nawet usunąć produktu będącego nadal częścią magazynu.
W związku z powyższym istnieje więc rozwiązanie pośrednie oparte na polu Aktywny dostępnym dla każdego produktu w jego oknie edycyjnym. Domyślnie pole to jest zawsze zaznaczone. Usunięcie zaznaczenia będzie miało jednak ten skutek, że chociaż produkt nadal pozostanie w słowniku, to nie będzie wyświetlał się już na listach wyszukiwania podczas tworzenia obiektów i dokumentów.